Заполнение кадровых документов

Виды кадровой документации

Кадровые документы условно делят на несколько основных видов:
1. По степени обязательности: обязательные бумаги, которые ведутся во всех компаниях вне зависимости от численности персонала, основной деятельности и организационно-правовой формы; рекомендательные документы носят характер рекомендации; специфические – которые зависят от конкретной специфики деятельности предприятия.
2. По целевой принадлежности: к этой категории относятся документы по учету личного состава компании; бумаги осуществляющие функции по управлению сотрудниками и организацией трудового процесса.
3. По функциональному назначению: внутренние законодательные акты, которые определяют принципы работы фирмы и обязательны для персонала; информационно-расчетные документы, содержащие информацию по расчетам разного характера; формы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудников; распорядительные документы, помогают начальству раздавать определенные распоряжения; журналы и книги учета, служат для занесений индексов документов, чтобы вести правильный учет.

Требования к заполнению кадровых документов

 Кадровые документы их заполнение и унификация формы утверждены законодательством РФ, а именно Постановлением Госкомстата России от 08.12.2016 №2004-ст. В новом ГОСТе содержится очень много подробных разъяснений по созданию необходимых документов. Текст должен быть выровнен строго по ширине листа.
Реквизиты и другие отдельные фрагменты текста могут быть выделены полужирным шрифтом, если такое оформление допустимо законодательными актами самого предприятия. Многостраничный документ разрешается нумеровать с титульного листа, либо не включая его. Нумерация располагается в центре верхнего поля. Документ можно создавать с двух сторон страницы, если исполнитель решил так поступить, то он должен соблюдать разметки листа с обеих сторон.
Если оформляется копия документа для уволенного сотрудника, то на экземпляре необходимо писать слово «Верно» и вносить все реквизиты работника (должность, инициалы и подпись с расшифровкой).
Новые правила заполнения реквизитов в кадровых документах затронули состав реквизитов, но при этом их количество не изменилось. Первое на, что стоит обратить внимание – это дополнение новых реквизитов:
• отметка о наличие электронной подписи, в ней указывается, что документ был подписан электронной подписью и ставиться ее номер;
• гриф ограниченного доступа к документам;
• название выпускаемого подразделения и информация о должностном лице.
Второе, что нужно знать это исключенные реквизиты из документа:
• ИНН и КПП;
• ОГРН;
• код предприятия.

Особенности ведения кадровой документации

Даже на самом маленьком предприятие имеются работники, а значит, должна вестись кадровая документация. В организациях давно находящихся на рынке налаженная работа кадрового отдела, а вот новые фирмы требуют начинания с нуля.
На больших предприятиях имеются определенные сотрудники, которые занимаются ведением кадровой работы, а вот маленькие компании могут поручить ее одному из сотрудников, например бухгалтеру или секретарю. Первое и самое главное, что нужно знать при создании кадрового документооборота это какие именно документы нужно создать. Существуют документы, которые необходимо иметь организации обязательно, а есть такие, которые создаются по ходу деятельности компании.

   К обязательным документам относят приказы по личному и кадровому составу. Приказы относятся к рабочему стажу и хранятся на протяжение 75 лет. Также к ним относят и остальные приказы:
• отпуска;
• премии;
• командировки;
• дисциплинарные взыскания и другие.
Срок хранения этих документов составляет от 3 до 5 лет. Следующие бумаги это личные карточки сотрудников, которые хранят сведения о работнике. Третий документ это трудовая книжка, эти бумаги хранятся 75 лет, так как несут информацию о трудовом стаже.
Что касается остальных документов, то стоит сначала разобраться со всеми уставными документами и производственной деятельностью компании. Именно эти показатели помогут разобраться в сроке хранения и заполнения документации.