Пн-Пт с 9:00 до 18:00
Без переыва на обед
Без переыва на обед
На территории России все больше и больше пользуется популярностью аутсорсинг. Другими словами, многие компании заключают соглашение с определенными фирмами на передачу отдельных функций, чтобы снизить расходы, получить защиту от непрофессиональных специалистов, увеличить штат сотрудников для решения других вопросов.
Но «особняком» в сфере аутсорсинга стоит бухгалтерский учет. Это связано с опасением при решении вопроса: «Как контролировать ведение бухгалтерского учета, который выполняет организация на аутсорсинге?». Поэтому давайте разберемся, как безболезненно разрешить данный вопрос.
Согласование всех нюансов.
Это первое и основное, что необходимо сделать перед плодотворной совместной работой. Некоторые компании, которые занимаются аутсорсингом бухгалтерских услуг, требуют оформление документов в установленной форме. Это облегчает им дальнейшую работу, и заказчик может получить качественный результат в кратчайшие сроки. Но если и у заказчика имеются определенные пожелания по оформлению итоговых отчетов, то стоит обговорить сие «на берегу». Это поможет лучше понять: сможет ли компания – исполнитель и компания – заказчик работать вместе или лучше поискать другой вариант.
Основа долгого и плодотворного сотрудничества – это прозрачная, четкая и грамотно составленная схема работы обеих сторон. Таким образом, можно минимизировать недовольство с обеих сторон, предотвратить возникновение каких-то недоразумений и, если возникли проблемы, сразу привлечь к ответственности компанию, которая предоставляет услуги.
Стоит обратить внимание, что приписывать в бумагах нужно максимальное количество нюансов, которые могут возникнуть: от сбоев в работе компьютеров и интернета до сроков сдачи отчетов и возможности проведения внезапных проверок ответственных лиц.
Все это должно быть прочитано и подписано ответственными лицами. Данная процедура ликвидирует самую большую проблему под названием: «А мы с вами так не договаривались!».
В идеале, сроки аудита (примерные даты и сколько продлится работа) должны быть прописаны в договоре. Но, если этого не было сделано, то стоит заранее оповестить фирму – исполнителя, ссылаясь на Федеральный закон от 30.12.2008 года №307. Обратите внимание, что предупреждение должно быть, как минимум, за неделю!
Следующий важный момент при проведении аудита – это назначение ответственных лиц. Здесь стоит обратить внимание, что цель аудита – это получение полной и достоверной информации по поводу деятельности исполнителя. Следовательно, лучше всего назначать не собственных сотрудников, а нанять стороннюю фирму, которая на этом специализируется. А одного или двух сотрудников можно прикрепить к данной группе, чтобы не вызывать недовольства со стороны фирмы – исполнителя.
Сюда относится: личный кабинет компании – заказчика, возможность создания онлайн – конференций или звонков для решения спорных ситуаций и так далее. Такой функционал помогает намного упростить контроль ведения бухгалтерского учета сторонней организации на аутсорсинге. Все программы должны быть налажены и работать без сбоев. Особенно это касается личного кабинета. Его структура должна быть максимально простой и понятной, чтобы заказчик имел возможность самостоятельно разобраться во всех вопросах, не привлекая других сотрудников или не звоня в фирму – исполнителя по вопросу: «Как мне найти документ?». Стоит обратить внимание, что доступ к личному кабинету должен быть не только у координатора (ответственного лица, который общается с исполнителями), но и у руководства компании. Это позволит в любой момент провести быструю и неглубокую проверку по любому спорному вопросу, без приглашения сторонних лиц.